Beaucoup d’entreprises ont engagé des transformations importantes de leurs processus de travail pour répondre à la pandémie. A présent, comment les consolider ?

En France, mises à l’épreuve par les restrictions sanitaires et deux confinements successifs, beaucoup d’entreprises ont engagé des transformations importantes de leurs processus de travail, notamment sur la partie gestion documentaire. Le recours massif au télétravail a encouragé les organisations du monde entier à remettre en question leur manière de travailler et notamment à se défaire encore un peu plus des archives et des processus sur papier. Les conséquences, même si souvent les choses se sont faites dans l’urgence, sont souvent positives : gain de productivité et d’efficacité, simplification des processus, et baisse des coûts. Se pose alors la question de pérenniser ces acquis.

Gartner a déjà produit un certain nombre d’écrits pour accompagner les organisations dans la consolidation des transformations induites par la pandémie. D’après le célèbre cabinet de conseil stratégique, trois phases essentielles structure le processus d’accès à une nouvelle résilience qui prennent en compte les enseignements de la crise sanitaire: réagir, récupérer et renouveler. Cette schématisation est extrêmement pertinente et mérite sans doute d’être développée.

Réagir

Collectez les retours d’expérience : la pandémie a forcé les entreprises à s’adapter à un environnement de travail bouleversé. D’une manière ou d’une autre, conscientes ou non, toutes les organisations ont expérimenté ces derniers mois. Après cette phase de test et d’apprentissage, il est impératif de consolider les résultats et le savoir ainsi acquis pour qu’il participe à l’élaboration d’un système de gestion des risques plus solide.

Analysez votre gouvernance : la gouvernance de l’information et la gestion de la conformité sont essentielles dans l’approche de traitement des données. Plus les cadres ne sont pas seulement un ensemble de règles, ils contiennent des informations précieuses qui peuvent être transformées en renseignements que vous devez exploiter.

Récupérer 

Étudiez votre profil de risque : une analyse objective de vos points de vulnérabilité peut vous aider à dresser rapidement un portrait de votre sécurité. Où est le risque ? Est-ce que les échanges de données entre personnes en télétravail représentent une faille potentielle ? Est-ce que certaines de vos activités peuvent être migrées vers le cloud ? Est-ce que vos serveurs nécessitent des interventions sur site fréquentes ?

Donner la priorité aux domaines avec le plus d’impact: pour établir efficacement les priorités, vous devez savoir où vous obtiendrez le plus grand impact. Pour mesurer cet impact vous devez aller au-delà des coûts de mise en place initiaux et de considérer les avantages globaux que le numérique peut apporter, notamment la réduction du temps passé dans les processus documentaires et les fonctions plus vastes de contrôle d’accès et de partage.

Renouveler

Tissez des liens et collaborez : tout le monde est confronté aux mêmes défis, même si ce n’est pas toujours sous le même angle. Vos équipes IT, sécurité, conformité, les services généraux et même les différents métiers doivent être impliqués dès le début. Pour la réussite des projets et un changement durable, toutes ses équipes doivent collaborer.

Trouvez un fournisseur concerné par votre parcours numérique : Pour les entreprises qui utilisent encore beaucoup de solutions analogiques, souvent papier en tête, une vraie transformation numérique peut s’avérer ardue et même risquée. Dans ce cas vous devez vous armer d’un fournisseur de service familier avec cette problématique plutôt qu’un prestataire générique.

Investissez dans la formation et la communication interne : maintenir une communication efficace et régulière est primordial. Selon notre enquête, 81% des responsables du traitement de données ont suivi une formation au travail numérique, mais seulement 50% dans le secteur de la santé en France. Pour bénéficier pleinement de toute initiative de numérisation, élargissez vos efforts au-delà des équipes de traitement de données.

Faire durer le changement 

Selon Gartner, dans l’ère postpandémique, une vaste majorité des entreprises (82%) maintiendra le recours au télétravail, au moins à temps partiel. Les jours de l’accès physique à l’information et la circulation de documents en papier sont comptés et les entreprises sont plus que jamais forcées de s’adapter.

La pandémie a contraint les entreprises à adopter des solutions à court terme. Une enquête récente, menée par Iron Mountain, a révélé que beaucoup de ces entreprises n’ont cependant pas assez confiance en les solutions déployées pour les faire perdurer alors même qu’elles déclarent y avoir trouvé un renfort de leur efficacité.

Nous traversons actuellement une période critique. Alors que la compétition s’accentue dans tous les secteurs, il apparaît impensable de revenir à d’anciens modèles, même récents. En procédant avec les sept étapes clés décrites précédemment, les entreprises tirer partis des efforts exceptionnels déployés pour affronter la crise et marcher vers une transformation définitive. Un nouveau départ en somme.