Au travers de l’ensemble des interactions que peuvent avoir les salariés avec ces mêmes services, l’expérience RH est impactée par de nombreux éléments, dont la paie qui dispose d’un potentiel largement sous-estimé.

Pourtant, une communication régulière, personnalisée, et partiellement automatisée sur cette thématique serait un premier pas bénéfique pour l’équipe RH comme pour le salarié en matière d’expérience RH.

Théorie de l’iceberg : 99% des actions menées par les services RH restent invisibles pour les collaborateurs

Parmi les fonctions prises en charge par les services RH figurent la gestion de la paie. Majoritairement perçue comme « automatique » (ou normale) par les collaborateurs, celle-ci n’impacte leurs expérience RH que de façon limitée, voire négative. Un salarié n’aura aucune réaction si sa paie est juste et délivrée en temps et en heure. En revanche, le moindre problème aura des répercussions bien plus importantes : il empêchera le salarié de voir et d’apprécier toutes les autres initiatives prises par les services RH en sa faveur et aura pour effet d’entacher la confiance qu’il leur accorde.

 Mais contrairement aux idées reçues, les enjeux liés à la gestion de la paie vont bien au-delà du salaire net et d’un virement conforme. Les équipes RH collaborent en effet au quotidien avec de nombreuses entités (URSSAF, caisses de retraite, Pôle emploi, etc.) pour accompagner les collaborateurs aux moments clés tout au long de leur vie (mariage, maternité, retraite, maladie). Ils leur assurent également de bénéficier de leurs droits sociaux présents ou différés le moment venu et de façon équitable. Alors, contrairement au fait qu’elle soit considérée comme une formalité aux yeux des salariés, la paie s’avère être une tâche complexe et chronophage, nécessitant de mener un très grand nombre d’actions en un temps très limité.

Tout ce travail ne transparaît qu’à travers les différentes lignes présentes sur la fiche de paie et qui sont parfois des énigmes pour les non-initiés. En conséquence, la majeure partie des actions menées en matière de paie restent invisibles aux yeux des salariés, comme le serait la partie immergée d’un iceberg. Cette dissonance entre la perception du collaborateur et le travail invisible réalisé par les services RH provient essentiellement d’un manque de communication de la part de ces derniers. Cette lacune impacte directement l’expérience RH des collaborateurs et peut créer des points de frictions, en rendant la confiance employeur/salarié plus fragile et volatile. Il est alors du ressort des professionnels de la paie, et plus largement de l’entreprise, d’inverser la tendance au sein de leur établissement et cela peut commencer par l’amélioration de l’expérience RH grâce à la paie.

Confiance et transparence, éléments clés pour améliorer l’expérience RH des collaborateurs

La crise sanitaire a largement bouleversé le fonctionnement de la paie avec notamment le chômage partiel ou les congés imposés, par exemple. Beaucoup de collaborateurs ont pu se sentir perdus pendant cette période. Dans un tel contexte, les services RH doivent maintenir un lien bienveillant, renforcer le climat de confiance et soutenir les salariés. De plus, la proximité et l’échange permet de rassurer, de désamorcer d’éventuelles tensions inutiles et réaffirme la considération de l’entreprise pour ses salariés en ces temps particulièrement difficiles.

Mais concrètement, comment les services RH peuvent-il utiliser la paie comme un vecteur d’expérience RH positive ? Une stratégie de communication qui met en lumière les actions menées par les services en question pourrait être efficace : elle participerait non seulement à l’effort de transparence – largement plébiscité par les collaborateurs – mais aussi à la valorisation et la reconnaissance dues aux services RH pour la gestion, ô combien complexe, de la paie. Mais attention, il ne s’agit pas de communiquer sur tout et n’importe quoi. Chaque entreprise doit identifier et sélectionner les éléments pertinents et non visibles qui, une fois mis en avant, renforceraient la confiance des salariés. L’objectif est de communiquer de façon adéquate plutôt que de les noyer sous une tonne d’informations indigestes. 

Pour communiquer efficacement, il faut savoir s’adresser à tous et à chacun. En multipliant les points de contacts avec l’ensemble des salariés et en personnalisant le message en fonction d’une situation particulière quand cela s’avère nécessaire, les services RH seront plus audibles. Pour instaurer un cercle vertueux d’échanges basé sur la confiance, l’ensemble des professionnels RH doit être réactif, actif et proactif, et agir en écho aux évènements pouvant survenir aussi bien dans la vie des collaborateurs que de l’entreprise, car tous ces éléments sont en lien avec la paie. À titre d’exemple, il s’agira pour les services RH d’anticiper et de fournir des informations sur un congé maternité à une collaboratrice enceinte dès que sa demande a été faite. Il ne s’agit pas uniquement de lui indiquer la période légale, mais bien de la renseigner sur ses droits, sa rémunération et les démarches que les services RH ont effectué pour elle vis-à-vis des organisations tierces. En jouant la carte de la transparence, la collaboratrice sera considérée, renseignée et rassurée. Cette logique s’applique à de nombreuses situations : un salarié en arrêt maladie qui pourrait s’inquiéter pour sa rémunération, ou encore des collaborateurs un peu perdus quant au fonctionnement des congés payés et avec qui il faut faire preuve de pédagogie – via l’envoi d’un mémo ou des réponses à leurs questions.  

Bien que la communication doit être plus régulière, elle ne doit cependant pas devenir un fardeau pour les équipes RH. Une solution dédiée efficace leur donnera la possibilité de digitaliser et d’automatiser certaines des actions se trouvant dans leur giron. In fine, les équipes RH gagneront du temps, pourront renseigner aisément leurs collègues et améliorer leurs relations, le tout, sans porter préjudice à la réalisation de leurs missions quotidiennes.

Expérience RH positive : impossible sans la paie

L’amélioration de l’expérience RH des collaborateurs via la paie est loin d’être un concept abstrait. La transparence et l’échange sont des leviers décisifs pour maintenir la confiance des salariés et valoriser le métier des équipes RH sur le long terme. En misant sur une communication adaptée, les professionnels du secteur pourront non seulement jouir d’une plus grande reconnaissance, renforcer les liens inter-entreprises, mais aussi se prémunir d’une expérience RH dégradée ou insuffisante (défiance, absentéisme, tolérance aux erreurs, etc.).

La confiance permet d’assurer un cercle vertueux, de fluidifier les échanges et d’apaiser les esprits ; autant d’éléments dont ont particulièrement besoin les entreprises dans un contexte aussi difficile que le nôtre. Développer et optimiser l’expérience RH des collaborateurs via la paie, c’est finalement remettre l’humain au cœur des RH, et plus largement, au cœur de l’entreprise.