Si je vous disais qu’il existe un moyen de réduire les coûts de fonctionnement en cette période de crise sanitaire tout en se concentrant sur le moral des équipes et leur capacité à s’épanouir en collaboration ?

Voici trois stratégies faciles à mettre en œuvre qui permettront aux équipes de travailler et collaborer plus efficacement, et aideront les organisations à faire plus avec moins.

1. Rationaliser les flux de travail des équipes

Comme le dit le vieil adage “point trop n’en faut” ?

Malgré toutes les merveilles que la technologie et l’innovation apportent, la formation de silos d’informations numériques est une réalité : certaines applications, plateformes et autres outils de travail ne sont uniquement accessibles qu’à une partie de l’entreprise ou sont compartimentés ou isolés du reste de l’organisation. Et ce problème n’a jamais été aussi répandu qu’en cette période actuelle de transition vers des modèles de travail à distance qui perdureront.

Sur le long terme, les silos d’information nuisent aux équipes. Ils entravent la productivité en limitant l’accès aux informations essentielles à la mission. Pire encore, rien ne perpétue une culture de méfiance, de complexité et d’angoisse comme peut le faire un silo. Mais, avec une certaine planification délibérée, cela peut facilement être évité.

La première étape pour éviter ce piège commun est de faire le point sur votre technologie – où votre équipe communique-t-elle et partage-t-elle principalement les informations ? Cette communication est-elle rationalisée, et toute votre équipe a-t-elle facilement accès à ces informations ? Vos outils sont-ils optimisés pour travailler ensemble, et non pas les uns contre les autres ?

La deuxième étape, mais tout aussi importante, consiste à s’assurer que vous avez mis en place les pratiques nécessaires pour encourager des processus plus rationnels. C’est le côté humain de l’équation. Il n’y a aucun avantage à investir dans de bons outils si vous n’encouragez pas une culture dans laquelle les employés peuvent les utiliser efficacement. Cela pourrait être aussi simple que de développer un espace accessible à tous les membres de l’équipe pour qu’ils puissent consulter les mises à jour des projets, et de récompenser ceux qui s’y engagent régulièrement.

Bien que chaque équipe soit différente, ce qui ne change pas, c’est que la technologie et les pratiques doivent s’unir pour libérer réellement le potentiel des collaborateurs. En outre, vous constaterez probablement des gains d’efficacité financière et opérationnelle en réfléchissant plus délibérément à vos outils et à vos pratiques.

2. Trouver un terrain d’entente

Si les ressources sont actuellement limitées, le temps est la plus précieuse d’entre elles.

De nombreux travailleurs n’ont fait qu’un copier-coller de la semaine de travail au bureau vers un environnement à distance. Selon une récente étude, les cadres français passent en moyenne 8 heures par semaine en réunion (soit plus de 40 jours par an) et jugent inutile 56 % de ce temps passé, chaque réunion durant en moyenne 48 minutes.

Très souvent, les équipes continuent à assister aux réunions uniquement parce qu’elles ont “toujours eu cette réunion récurrente dans le calendrier”. Mais très vite, les dirigeants ont commencé à entendre leurs équipes dire qu’elles se sentaient moins efficaces dans ce nouveau cadre à distance. La “Zoom fatigue” s’est installée et les heures de travail des collaborateurs se sont allongées, mais sans résultats supplémentaires à montrer.

Pour protéger le bien-être des collaborateurs, et pour éviter que l’efficacité et l’innovation ne s’essoufflent, il est important de complètement réinventer la façon de travailler. Une méthode efficace consiste à diviser le travail en deux parties : le travail qui doit être réalisé de manière synchrone, c’est-à-dire que les collaborateurs travaillent ensemble, en même temps, et le travail qui peut être réalisé de manière asynchrone, ce qui permet aux collaborateurs d’avoir un meilleur contrôle sur leur travail et leur gestion du temps.

Le passage à un style de travail plus asynchrone permet de donner aux équipes l’autonomie nécessaire pour travailler au moment qui leur convient. En passant d’une culture du 9h-17h à une culture d’horaires de travail adaptés, les collaborateurs pourront améliorer considérablement leur qualité de vie au travail, ce qui aura un impact bénéfique sur l’ensemble de l’entreprise.

Les cadres qui pourront instaurer ce changement dans leur propre organisation en verront rapidement les avantages.

3. Briser les silos pour éviter les tâches répétitives

Les silos au sein de l’entreprise sont source de confusion et de frustration, mais il existe un autre inconvénient majeur d’une communication cloisonnée : les doublons. Un membre de l’équipe marketing compile peut-être un rapport tous les mois, sans se rendre compte qu’un membre de l’équipe commerciale rédige quasiment le même.

Dans tous les différents services et industries, les équipes performantes ont un point commun : un style de travail ouvert.

Le travail ouvert est à la fois un modèle et un état d’esprit. C’est une pratique qui doit profondément s’intégrer à la culture de l’entreprise, en inculquant un ensemble de pratiques qui font avancer le travail (et réduisent simultanément les pertes de temps).

Le terme “ouvert” ne signifie par que les bureaux restent physiquement ouverts ou que les collaborateurs travaillent forcément en open-space. D’ailleurs, des équipes et des entreprises ont adopté une culture de l’ouverture alors que tous leurs collaborateurs étaient disséminés dans des lieux différents ou même chez eux durant la pandémie.

Des choses simples, comme exprimer aux membres de l’équipe pourquoi leur travail est important, se sont avérées efficaces pour améliorer la performances des équipes. Donner des feedbacks clairs et directs fonctionne à peu près de la même manière. Raccorder la stratégie et l’exécution, à tous les niveaux, procure du sens à toutes les forces vives de l’entreprise, renforce la cohésion et l’envie de collaborer et accroît sensiblement la performance de toute l’entreprise.

Le renforcement de cette transparence entre services permettra également aux équipes de prendre conscience de ce qui est déjà disponible. Travailler en collaboration sur des documents et envoyer un email à toute personne qui a besoin d’en savoir plus sur les réalisations d’une équipe simplifiera les procédures.

Les logiciels sont un atout à cet égard, car la création d’un canal Slack dédié permettra par exemple de féliciter des collaborateurs et de mettre les équipes au courant des actualités internes.

Les logiciels sont indéniablement un atout à cet égard car ils permettent un mix de collaboration et de diffusion de l’information synchrones et asynchrones. Et cela varie les plaisirs ! Abattre ces murs mettra un terme à la duplication du travail et augmentera considérablement le moral et la productivité.