Le Smart Working est un nouveau concept qui bouleverse l’idée traditionnelle selon laquelle il est préférable de travailler à des heures fixes, et considère que la technologie permet aux employés d’être plus performants.

Après le télétravail, le concept du Smart Working s’éloigne encore un peu plus du modèle du bureau traditionnel

Par Christian Aquilina, Director Program Management Parallels RAS chez Parallels

Le Smart Working est un nouveau concept populaire qui bouleverse l’idée traditionnelle selon laquelle il est préférable de travailler à des heures fixes, et considère que la technologie permet aux employés d’être plus performants lorsqu’ils travaillent. Il s’agit d’orienter le travail en occultant toute rigidité ou tout modèle prédéfini, afin de se concentrer sur l’essentiel, c’est-à-dire les projets en cours, les salariés et leurs idées. Ses avantages sont nombreux, la première étant de permettre aux organisations d’économiser sur le loyer et les dépenses liées aux bureaux, tout en procurant aux employés un sentiment de bien-être, motivés à devenir plus productifs.

Le Smart Working, qu’est-ce que c’est ?

Le succès d’une organisation n’est assuré que si la culture de l’entreprise et la direction sont réceptives à l’évolution du temps et des nouvelles technologies. Le Smart Working est l’une de ces idées, favorisée par l’explosion des progrès technologiques de ces dernières années, apparu avec l’avènement de technologies telles que l’internet, le mail et les réseaux privés virtuels (RPV).

Aux origines du Smart Working, il y a eu le concept du télétravail, qui a donné naissance au bureau à domicile. Les activités de vente et de marketing ont le plus bénéficié de cette configuration, mais toutes celles-ci ne s’y prêtent pas. Avec le Smart Working, le concept du bureau de travail a été étendu à pratiquement tous les endroits, par exemple les cafés, les aéroports, les gares routières et même la plage. Contrairement au télétravail, le Smart Working est applicable à presque toutes les typologies d’activité. Tant que les employés fournissent des résultats et respectent les délais, les employeurs ne se soucient pas de savoir quand, où et comment ils travaillent.

Les caractéristiques distinctives du Smart Working par rapport aux bureaux traditionnels sont notamment l’accent mis sur les résultats, une collaboration accrue entre l’employeur et l’employé et leurs réseaux externes, et un personnel plus responsabilisé et autonome.

Les avantages du Smart Working

Le Smart Working apporte une certaine flexibilité en termes de lieux et d’horaires, ce qui permet d’effectuer le travail de manière plus efficace, et apportent de nombreux bénéfices pour les entreprises :

– Moins de dépenses et plus d’économies : Les organisations qui continuent à entretenir des bureaux physiques peuvent se libérer de l’espace qu’elles auraient alloué aux employés, travaillant désormais à domicile ou ailleurs. Les économies de coûts sont encore plus importantes pour les organisations qui choisissent de devenir totalement virtuelles.

– Une plus grande satisfaction des employés : Les horaires de travail flexibles et les modalités de travail à distance réduisent également le turnover des employés et l’absentéisme.

– Un vivier de talents international : La recherche de nouveaux profils à recruter est beaucoup plus étendue, puisque le lieu n’est plus une contrainte à l’embauche.

– Un impact environnemental moindre : Les économies d’essence montent et les émissions de gaz à effet de serre diminuent étant donné qu’il n’est plus nécessaire de faire des allers-retours entre le domicile et le bureau.

– Meilleure réputation de l’employeur : Les plus belles marques employeurs se trouvent dans des organisations respectueuses du bien-être de leurs salariés et de l’environnement.

 Les employés en tirent également des avantages :

– Une productivité accrue et un sentiment de satisfaction : En général, les employés sont plus productifs lorsqu’ils ont la liberté de travailler de n’importe où et à n’importe quel moment, car ils ne sont pas stressés à faire leur travail.

– Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Le Smart Working est un vrai gain de temps, surtout grâce à celui du trajet domicile-lieu de travail supprimé. Lorsque cela est nécessaire ou un incident grave, il est possible désormais de dédier tout son temps à sa famille ou à ses proches sans se soucier des répercutions.

– Moins de stress et plus d’inclusivité : Des employés moins stressés par la pression de leurs supérieurs et en meilleure santé signifient moins de congés de maladie. Cela signifie aussi plus d’options d’emploi pour les personnes à mobilité réduite.

Quelques conseils pour réussir sa transition vers le Smart Working

– Identifier les fonctions qui peuvent être exercées à distance. Bien que le Smart Working convienne à beaucoup de professions, les organisations qui ont des postes en contact avec la clientèle, ou en production pourraient vouloir conserver ces emplois dans leurs locaux.

– Traiter les employés de bureau et les employés à distance sur un pied d’égalité. Évitez de traiter les travailleurs à distance différemment des employés de bureau. Quel que soit le lieu de travail, traitez chaque employé de la même manière.

– Organiser régulièrement des réunions du personnel. Il est important de s’assurer que chacun est tenu informé des derniers développements au sein de l’organisation. Cela favorise également un sentiment d’appartenance entre les employés.

– Garder les canaux de communication ouverts. Veiller à ce que chacun puisse soulever des questions importantes à tout moment.

– Favoriser un sentiment de communauté entre les membres de l’équipe. Maintenir tout le monde impliqué et informé de ce qui se passe au sein du personnel.

– Donner l’exemple. Les managers doivent suivre fidèlement les règles établies pour le Smart Working afin que le personnel fasse de même.

L’infrastructure de bureau virtuel (VDI), un nouvel outil optimisé pour le Smart Working

Pour s’adapter à ces nouveaux modes de travail, de nombreuses solutions ont été créées, à l’exemple de l’infrastructure de bureau virtuel (VDI) permettant de gérer l’organisation du Smart Working. Elle facilite premièrement la gestion des licences logicielles pour les équipes de travail, gérées par le datacenter de l’entreprise, et non sur les ordinateurs individuels utilisés par les employés à distance.

Certaines solutions VDI, comme Parallels RAS, offre des services de desktops à distance, quel que soit le périphérique que les employés utilisent pour accéder à votre réseau. Les utilisateurs peuvent accéder à toute application de desktop en tant qu’application mobile plein écran et très détaillée, en prenant en charge les gestes tactiles natifs, et prenant en charge le multi-tâches, permettant aux utilisateurs d’exécuter plusieurs applications en même temps sur leurs périphériques.

La VDI est réputée pour ses solutions de sécurité très fiables, évitant les problèmes potentiels qui pourraient résulter de l’utilisation d’un PC personnel à des fins professionnelles par un des employés. Avec la VDI, les machines personnelles peuvent toujours être utilisées car les employés se connectent à leur propre interface de bureau d’entreprise. L’assistance technique des travailleurs distants est simplifiée, étant donné que toute la procédure de dépannage se déroule dans le réseau de l’entreprise. Le service IT n’a pas besoin de connaître les spécifications des machines personnelles pour aider les utilisateurs, étant donné que les PC utilisés par les travailleurs à distance se connectent aux desktops de l’entreprise.