Partout dans le monde, la situation est la même depuis un an : les organisations de toutes tailles sont forcées d’accélérer leurs projets de transformation numérique.

Le principal frein à cette accélération ? Le budget, même si d’autres paramètres structurels ou culturels, entre autres barrières, doivent aussi être considérés.

Une question de survie

Piloté par les DSI et les équipes techniques, ce long processus stratégique nécessitait des mois, voire des années de planification et d’implémentation. La direction fixait soigneusement un budget, en s’assurant que les achats de matériel, d’abonnements logiciels et de services ne grèveraient pas l’entreprise. Aujourd’hui, la transformation numérique est devenue une question de survie. On ne cible plus des infrastructures qui servent de moteur aux opérations quotidiennes en interne, mais plutôt l’augmentation de la productivité et la mise en place d’une expérience client positive. Cela a encouragé les entreprises à basculer le budget traditionnellement alloué à l’IT vers des projets numériques… Vraiment ?

En avril 2020,  Forrester prévoyait que le budget IT diminuerait de 5 % en 2021. Cependant, les services IT se sont montrés extrêmement résilients, gérant efficacement l’augmentation de la demande, et traitant des situations complexes comme le télétravail ou la gestion des formations à distance. Cette agilité a attiré l’attention des hauts responsables dans toutes les entreprises, atténuant l’impact anticipé et la réduction des budgets IT concernés. Début 2021, un rapport Gartner sur les dépenses IT a été publié, montrant une augmentation de 6 %. Oui, l’inverse de ce que les analystes avaient prévu. Même si les nouvelles sont donc meilleures que prévues, cela ne veut pas forcément dire que les responsables vont allouer les budgets et dépenser leur argent comme avant le covid-19.

Il est important de garder à l’esprit que les services IT sont susceptibles d’être scrutés à la loupe, et qu’il faudra les réévaluer du point de vue des fonctions IT décentralisées. Les responsables doivent être prêts à justifier leurs dépenses IT.

Par où commencer ?

Réexaminez vos dépenses IT pour les optimiser en choisissant des fournisseurs qui offrent des tarifications évolutives et durables. Pensez à mener une analyse des coûts de tous vos fournisseurs actuels et futurs, pour mieux comprendre les différents tarifs et options. Même si la tâche peut être longue, elle aide les entreprises à connaître les postes de dépense actuels de leur budget, les économies qu’il est possible de réaliser et les allocations de budget à anticiper dans la planification à venir. L’un des fournisseurs applique probablement un modèle obsolète mais, en raison de la longévité du contrat, ce modèle et ces services ont été oubliés ou ignorés. D’autre part, les entreprises doivent garder l’œil ouvert en cas de mauvaise surprise, comme la réception d’une facture imprévue. Si les dépenses IT de l’entreprise ne sont pas prévisibles, des changements inattendus peuvent potentiellement générer des coûts supplémentaires.

Le choix d’une solution évolutive peut faire économiser des milliers de dollars, et avoir un impact sur l’entreprise en interne comme en externe. Par exemple, la ville de Seattle a récemment regroupé les départements IT de toute la ville, qui créaient un réseau complexe de systèmes, d’outils et de processus à intégrer. L’une des principales difficultés de la ville a été de suivre tous les biens, et de garantir qu’aucun n’était perdu en raison de l’absence ou de la mauvaise qualité de la comptabilisation. La ville a choisi d’intégrer la gestion de biens à son outil de gestion des services IT (ITSM). Elle peut ainsi suivre l’état et le propriétaire/dépositaire de chaque périphérique, ainsi que l’état de la garantie et autres détails de son cycle de vie. Grâce à ces précieuses informations de bien, le département IT offre une meilleure transparence des coûts IT et de l’état de l’inventaire des biens à toutes les parties prenantes, y compris les habitants de Seattle.

Bien que cela soit plus facile à dire qu’à faire, choisissez des fournisseurs qui offrent des tarifications prévisibles et faciles à comprendre, capables d’évoluer pour soutenir vos techniciens et vos utilisateurs finaux, ainsi que les secteurs de l’entreprise autres que le département IT, notamment les départements RH, Installations, Juridique, etc. Et considérez que c’est un bonus si l’extensibilité de la plateforme choisie permet à votre entreprise d’augmenter ses capacités sans payer plus cher.

Comment justifier les investissements ?

Comme les budgets ont été le principal souci de l’année écoulée, toutes les entreprises cherchent à faire plus avec moins. Prenez le temps de mener un audit de la dette technique créée avant le covid et pendant la pandémie. Vous trouverez probablement des solutions stratégiques, évolutives et économiques à implémenter, comme l’automatisation des workflows à l’aide d’une plateforme zero code. Ne vous contentez pas d’établir un inventaire. Déterminez chaque priorité, notamment les risques, les efforts de développement et l’impact sur l’entreprise. Tout cela peut finalement conduire l’entreprise à créer un plan basé sur les données, que toute l’entreprise peut soutenir. L’augmentation du nombre de “citoyens développeurs” et de plateformes no code permet de faire des économies et d’accélérer la transformation numérique.

En regroupant différentes fonctions au sein de votre entreprise, non seulement vous dégagez du temps pour l’équipe IT et vous améliorez vos résultats commerciaux ; mais cela peut aussi sauver les applications et les tâches jugées non nécessaires, tout en accélérant les projets de transformation numérique. Par exemple, l’Université du Missouri a implémenté une plateforme low code pour construire rapidement des applications de management (mApps), en quelques jours ou semaines au lieu de plusieurs mois, pour répondre à différents besoins dans l’entreprise. Elle a tout implémenté avec succès, du suivi des demandes de séquençage ADN provenant d’autres universités et entités commerciales, jusqu’au lancement d’une mApp qui lui permet de gérer les demandes de télétravail et les approbations du personnel. Résultat ? Flexibilité, agilité et innovation… tout le monde y gagne. 

Pour l’avenir, les responsables IT et les équipes de direction doivent bien comprendre leurs dépenses et les points qu’il est possible de consolider. Investissez du temps pour connaître les outils qui ont évolué, les implications des contrats fournisseur, et le fait qu’il existe ou non une « intersection » potentielle entre les dépenses IT actuelles et futures, et les projets de transformation numérique. Cela permet à l’entreprise de rester flexible et agile, tout en améliorant la vitesse d’accès à la maturité numérique.